そこで、注文書(または発注書)という書面を郵送したりファックスで送ったりするわけです。正式には、このあと相手方から「注文請書」が返送されて契約成立となりますが、このプロセスは省略されることの方が多いでしょう。
では、注文書には決まった書き方や書式があるのでしょうか?
必要なのは表題の「注文書」と、「以下の通り注文します」などの文言です。そして、取引条件として、希望納期・金額・納入場所・支払い方法、そして明細と金額です。これに、自社の社名や代表者名と押印があるのが一般的ですが、押印は法的に必須のものではありません(但し、相手方の会社が押印を求めることが多いでしょう)。
サンプルを下に示します。
○○年○月○日
○○○○株式会社 御中
○○県○○市○○1-2-3
○○○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○
品名 文房具一式○○○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○
納入場所 別途相談
納期 別途相談
支払い方法 銀行振込・月末締め翌月末払い
金額 100,000円(消費税別)
(内訳)
ボールペン 100本 10000円
ノート 900冊 90000円
以下余白